Vad kommer du ihåg från senaste konferensen? Tänk på den bästa konferens du varit på. Vad var det som gjorde den så bra?
Min egen erfarenhet och upplevelse och det flera undersökningar visar är att det många tycker är allra viktigast när man deltar på en konferens är att själva konferenspassen är genomtänkta och känns meningsfulla. Viktigt och ständigt återkommande önskemål är också att få något med sig att använda på hemmaplan och det arbete som lagts ner på konferensen ska ha betydelse även fortsättningsvis i vardagen, då känns det också meningsfullt.
Det första som behövs för att åstadkomma meningsfullhet är ett tydligt syfte med konferensen. Vad vill vi uppnå? Varför är denna konferens viktig för oss? Vad vill vi få med oss hem till vardagen? För att förtydliga och rama in syftet är det bra att ha ett tema för konferensen. Exempel på tema kan vara ”Göra tillsammans”, ”Vår värdegrund och värderingar”, ”Kommunikation”, ”Visioner, strategi och utveckling” osv. Temat genomsyrar konferensen i alla delar såväl miljö som i alla konferenspassen och ska vara något som är viktigt för verksamheten att få jobba med för utveckling av såväl deltagare som verksamhet.
För att deltagarna ska kunna ta till sig och skapa förståelse för det som sägs och jobbas med under konferenspassen är det viktigt att tid finns för reflektion och samtal, såväl individuellt som tillsammans med de andra deltagarna. Också koppling till hur man ska använda det som sägs och görs i sin vardag behövs för att alla ska förstå och känna mening och det görs dels genom samtal med varandra dels genom att man i slutet av konferensen tillsammans lägger upp en plan för hur arbetet skall fortsätta och konkretiseras på hemmaplan. Det är viktigt att alla får vara delaktiga i den här processen för att skapa förståelse för hur det påverkar den enskildes vardag och på vilket sätt alla kan bidra. Det ger också energi och motivation att fortsätta arbetet även efter konferensen.
Ett annat behov som känns viktigt är att på konferensen få umgås med kollegor under otvungna former. Aktiviteter som mingel, walk&talk och andra lättsammare samarbetsformer är bra att ha med vid flera tillfällen under en konferens. Framför allt i början för att komma igång och prata med varandra, lära känna de som är nya och de kollegor man inte känner lika väl. Att umgås med kollegor är teambuildande men det är inte alltid som deltagarna ser teambuilding som något odelat positivt vilket kanske kan bero på att teambuilding många gånger upplevs som meningslösa lekar. Vanligt är att man tänker teambuilding som aktiviteter av typen femkamper, vinprovning och fysiska aktiviteter/lekar, vars syfte är att föra samman en grupp människor under trevliga omständigheter. Vilket naturligtvis är viktigt och de upplevelseaktiviteter som man planerar in under konferensdagarna ska vara roliga och givande upplevelser men de måste också fylla syftet och ligga i linje med temat för konferensen.
Det är också viktigt att välja aktiviteter där gruppen hålls ihop och får möjlighet att prata och uppleva saker tillsammans och komma närmare varandra och många gånger är just teambuilding syftet med en konferens, teambuilding med målet att jobba bättre tillsammans. Att göra roliga aktiviteter för stunden och att arbeta med långsiktig teambuilding skiljer sig dock på några punkter. Långsiktig teambuilding handlar om kommunikation och relationer och består av aktiviteter som skapar grund för samarbete och varaktiga effekter i deltagarnas arbetsvardag. Deltagarna behöver känna varandra för att jobba bra ihop. Det vill säga känna till varandras tankar, ideér och inställning kring det gemensamma arbetet. Medan en eventbaserad upplevelse vanligtvis är en kortare aktivitet är teambuilding en längre process. Det tar tid att lära känna varandra, bygga förtroende och hitta ”vi-känslan”. Oavsett gruppens läge är idealupplägget för en konferens att teambuildinginsatsen ingår som en del i konferensens en till två dagar med kvalificerade och varierade övningar grundade på samtal och arbete i mindre grupper kring uppgifter som är viktiga för konferensens syfte och tema. För att bygga starka grupper och team krävs övningar som skapar delaktighet och engagemang kopplade till jobbet, det som engagerar alla deltagare!
Då blir konferensen meningsfull och uppskattad!